Dato for ikrafttræden: 21. april 2022
§ 1 Navn og hjemsted
Foreningens navn er Foreningen Studenterhus Odense og har hjemsted i Odense Kommune. I daglig tale også kaldet Studenterhus Odense og Studenterhuset.
§ 2 Stiftelse
Foreningen er stiftet 18. december 2006 af de studerende ved videregående uddannelser i Odense.
§ 3 Formål
§ 3.1 Foreningen er forpligtet til:
§ 3.2 Foreningen har ingen partipolitiske eller religiøse tilhørsforhold og foreningen må ikke bruges til disse formål.
§ 3.3 Foreningen er almennyttig, og et evt. overskud af midler anvendes altid i henhold til foreningens formål.
§ 4 Foreningens drift
Foreningens drift finansieres af kommunalt tilskud, ved tilskud fra fonde, uddannelsesinstitutioner og sponsorater fra erhvervsvirksomheder samt indtægter fra aktiviteter indenfor foreningens formål. Et evt. overskud skal tilfalde foreningen og anvendes i overensstemmelse med formålet jf. §3.
§ 5 Medlemsforhold
§ 5.1 Medlemsforhold
§ 5.2 Eksklusion
Bestyrelsen kan beslutte at ekskludere et aktivt medlem, som ikke efterlever foreningens formål eller som handler til skade for foreningen. Beslutningen kan appelleres til den førstkommende generalforsamling, hvor bestyrelsens beslutning kan omstødes, hvis 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for dette.
§ 6 Generalforsamlingen
§ 6.1 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
§ 6.2 Tidspunkt og indkaldelse
§ 6.2.1
Generalforsamling afholdes én gang årligt i perioden 15. marts til 15. april i hjemstedskommunen.
§ 6.2.2
Generalforsamlingen skal indkaldes med minimum 4 ugers og maksimum 6 ugers varsel. Dette sker via offentlig opslag såsom hjemmeside, sociale medier og uddannelsesinstitutioner.
§ 6.2.3
Foreningens regnskab skal være tilgængeligt senest 1 uge før generalforsamlingen via foreningens hjemmeside.
§ 6.2.4
Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, såfremt den er lovligt indkaldt jf. § 6.2.1 eller § 6.3.
§ 6.2.5
Forslag fra medlemmer til behandling under pkt. 6 i dagsordenen skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen afholdes og skal være tilgængelige for medlemmerne senest 2 uger før generalforsamlingen. Ændringsforslag til indkomne forslag kan ske senest på dagen for generalforsamlingen.
§ 6.3 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes på foranledning af ønske fra minimum tre
bestyrelsesmedlemmer. Indkaldelse skal ske med mindst 2 ugers varsel ved offentlige opslag.
§ 6.4 Møde og stemmeberettigede
Alle medlemmer er møde- og stemmeberettigede, dog kan der kræves dokumentation i form af f.eks. fremvisning af gyldigt studiekort. Hvert medlem har én stemme og der kan ikke stemmes med fuldmagt. Stemmeafgivning foregår ved håndsoprækning, men skal ske skriftligt, såfremt blot én af de tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer begærer dette. Alle beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt stemmeflertal blandt de stemmeberettigede. Ved stemmelighed falder forslaget. Dog skal beslutninger om vedtægtsændringer ske med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes flertal jf. § 13.3
§ 6.5 Bestyrelses sammensætning og -valg
Bestyrelsen består af 10 faste medlemmer og 3 suppleanter.
Valgte bestyrelsesmedlemmer tiltræder umiddelbart efter generalforsamlingen, og bestyrelsen konstituerer sig selv på førstkommende bestyrelsesmøde.
§ 6.6 Konstituering
På førstkommende bestyrelsesmøde, efter generalforsamlingen, konstituerer bestyrelsen sig med næstforperson og kasserer blandt bestyrelsens medlemmer. Derefter nedsætter bestyrelsen et forretningsudvalg i overensstemmelse med §7.3 Forretningsudvalget. På konstituerende bestyrelsesmøde, efter Generalforsamlingen, udpeges endvidere 2 erhvervsrepræsentanter, der alle skal være fyldt 25 år. Der udpeges 1 ekstern repræsentant i lige år og 1 i ulige år.
§ 6.7 Forfald i bestyrelsen
Ved forpersonens forfald indtræder næstforpersonen som forperson frem til førstkommende ordinære generalforsamling. Ved forfald af bestyrelses øvrige medlemmer, indtræder suppleanter og bestyrelsen konstituerer sig selv. Bestyrelsesmedlemmer fortsætter deres valgperiode ud, selv om medlemmet bliver færdigt med sit studie eller ophører med sit studie.
§ 6.8 Dagsorden for den ordinære generalforsamling
Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:
§ 6.9 Dirigent
Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen og som ikke må være et medlem af bestyrelsen.
§ 6.10 Referat
Referenten udarbejder et referat fra generalforsamlingen, som underskrives af referenten, dirigenten og nyvalgte forperson for bestyrelsen. Referatet godkendes af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde og offentliggøres senest 2 uger herefter.
§ 7 Bestyrelsen
§ 7.1 Sammensætning
Bestyrelsen består af 10 faste medlemmer med tale- og stemmeret, samt 3 suppleanter med taleret.
Udtræder et bestyrelsesmedlem inden udløb af en valgperiode, konstituerer bestyrelsen et nyt medlem blandt sine suppleanter.
§ 7.2 Opgaver
Bestyrelsen varetager foreningens tarv udadtil og indadtil. Foreningens ledelse varetages af bestyrelsen og forretningsudvalget. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden. Bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt
§ 7.3 Forretningsudvalget
Forretningsudvalget nedsættes af bestyrelsen, og består som minimum af forperson, næstforperson og kasserer. Daglig leder deltager som udgangspunkt i forretningsudvalgets møder.
§ 7.3.1 Forretningsudvalgets opgaver og virke
Forretningsudvalget faciliterer kommunikation og kontakt mellem bestyrelsen og organisationen. Forretningsudvalget mødes mindst en uge før hvert bestyrelsesmøde og derudover efter behov.
Udvalgets opgaver er at:
§ 7.3.2 Sikkerhed og ligebehandling
Organisationen skal have en udarbejdet plan for foreningens medlemmer, frivillige, og medarbejderes sikkerhed og sikring af ligebehandling i forenings regi og virke.
Planen udarbejdes efter behov af Forretningsudvalget, og godkendes af Bestyrelsen. Planen er gældende indtil en ny plan er udfærdiget og godkendt af Bestyrelsen.
§ 7.4 Daglig leder
Bestyrelsen ansætter en daglig leder, som i samarbejde med forretningsudvalget varetager den daglige ledelse af Studenterhus Odense. Den daglige leder skal følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen fastsætter. Den daglige leder deltager som sekretær på bestyrelsesmøder uden stemmeret. Den daglige leder ansætter i samarbejde med forretningsudvalget foreningens øvrige medarbejdere.
§ 7.5 Bestyrelsesmøder
Bestyrelsesmøder afholdes som minimum 4 gange årligt i valgperioden, når forpersonen finder det fornødent eller når mindst 4 bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt. Indkaldelse sker med mindst 2 ugers varsel. Dagsorden skal foreligge mindst 1 uge før afholdelse af bestyrelsesmødet. Bestyrelsens suppleanter indkaldes automatisk til bestyrelsens møder, medmindre andet bestemmes i bestyrelsens forretningsorden.
§ 7.6 Beslutningsdygtighed
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 4 af dens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og når mødet er lovligt indkaldt. Kan et stemmeberettiget bestyrelsesmedlem ikke deltage i et bestyrelsesmøde, kan dette medlem, eller et medlem af forretningsudvalget, indkalde en af de valgte suppleanter, som deltager i mødet med stemmeret.
§ 7.7 Beslutninger og afstemninger
Bestyrelsen træffer beslutning ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed foretages en ny afstemning. Ved fortsat stemmelighed er forpersonens stemme udslagsgivende. Der kan ikke stemmes med fuldmagt til bestyrelsesmøder.
§ 7.8 Referat
Til bestyrelsesmøderne føres referat, som straks efter godkendelse af bestyrelsen sendes til bestyrelsens medlemmer og til Odense Kommune. Referatet renses for personfølsomme oplysninger før det offentliggøres for foreningens medlemmer, ansatte og frivillige via hjemmeside, samt til SDU, UCL og SDMK.
§ 7.9 Inhabilitet
Hvis et medlem af bestyrelsen har personlige, organisatoriske eller økonomiske interesser i en sag, der behandles af bestyrelsen, så har dette medlem pligt til at oplyse om sin inhabilitet, hvilket skal føres til referat. Et bestyrelsesmedlem er inhabil såfremt et bestyrelsesmedlem kan redegøre herfor. Bestyrelsen bestemmer om bestyrelsesmedlemmet skal fratages stemmeret og/eller bedes forlade lokalet ved behandling af sagen.
§ 7.10 Aflønning
Forretningsudvalget og bestyrelsen kan aflønnes efter en fordelingsnøgle fastsat i forretningsordenen. Aflønning vurderes ud fra et hensyn til om der er lagt tid udover de opgaver der i forvejen tillægger bestyrelsen og forretningsudvalget naturligt.
§ 8 Frivillige, medlemmer og medarbejderforhold
§ 8.1 Frivilligudvalgets møder og organisering
Foreningen skal nedsætte et frivilligudvalg med det formål at sikre de frivilliges stemme i organisationen, samt at sikre et godt samarbejde med foreningens ledelse.
§ 8.1.1. Frivilligudvalgets medlemmer
Der skal minimum afholdes 1 frivilligudvalgsmøde om året. På dette møde udpeges medlemmer af frivilligudvalget. Det tilfalder forretningsudvalget at organisere og sørge for afholdelse af møde(r) for frivilligudvalget.
§ 8.1.2. Frivilligudvalgets opgaver og virke
Ud over at fungere som høringsorgan, kan udvalget indstille emner til behandling af bestyrelsen, forretningsudvalget og daglig leder, men ikke stille krav herom. De frivillige vælger selv, hvem der skal repræsentere dem i udvalget.
§9 Ansatte
§ 9.1 Ansættelser:
Bestyrelsen ansætter en daglig leder efter stillingsopslag. Daglig leder kan, evt. i samarbejde med forretningsudvalget, ansætte lønnet og ulønnet personale til varetagelse af foreningens drift.
Daglig leder deltager i bestyrelsesmøder med taleret. Øvrigt lønnede ansatte har tale- og stemmeret på generalforsamlingen, såfremt de er medlemmer af foreningen.
Lønnede ansatte kan ikke bestride bestyrelsesposter i foreningen. Undtagelse for dette er, at der kan sidde i bestyrelsen én deltidsansat i organisationen, der samtidig skal være studerende.
Aflønning af bestyrelsens- og forretningsudvalgets arbejde efter §7.10 anses ikke for en ansættelse under ovenstående definition. Bestyrelsen kan ikke aflønnes uden for de i Forretningsordenen og § 7.10 anførte hensyn, uden at dette anses som en ansættelse.
§9.2 Foreningens daglige ledelse
Daglig leder har ansvar for foreningens daglige drift og ledelse, i henhold til bestyrelsens og forretningsudvalgets principielle beslutninger, politikker, strategier og budgetter.
§ 10 Økonomi
§ 10.1 Regnskabsperiode og årsregnskab
Regnskabet følger perioden 1/1-31/12 og fremlægges på den ordinære generalforsamling og skal være revideret af en ekstern statsautoriseret revisor udpeget af bestyrelsen.
Kan regnskab og/eller budget ikke udarbejdes rettidigt, indkalder bestyrelsen til en ekstraordinær generalforsamling, når dette foreligger med henblik på godkendelse. Årsregnskabet underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
§ 10.2 Ansvar og disponering
Det er kassererens og bestyrelsens ansvar at føre tilsyn med at udgifter og indtægter bogføres forsvarligt, således at dette kan danne grundlag for udarbejdelsen af årsregnskabet. Det er kassererens ansvar, at der udarbejdes et årsregnskab for hver afsluttende regnskabsår til godkendelse på generalforsamlingen. Kassereren, forpersonen og ansatte kan med bestyrelsens godkendelse disponere over foreningens midler, heriblandt bankkonti.
§ 10.3 Budget
Bestyrelsen udarbejder hvert år et budget for det kommende regnskabsår til orientering på generalforsamlingen.
§ 11 Tegning og hæftelse
§ 11.1 Tegning
Foreningen forpligtes udadtil ved underskrift af forpersonen og kassereren. Bestyrelsen kan give tegningsret til ansatte i overensstemmelse med de retningslinier, der er indgivet for den pågældende stilling.bVed køb, pantsætning eller salg af fast ejendom kræves dog underskrift af den samlede bestyrelse.
§ 11.2 Hæftelse
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med dennes til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.
§ 12 Ophør
Beslutning om foreningens ophør skal ske med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes afgivne stemmer, ved en ordinær generalforsamling. Beslutningen skal bekræftes ved en efterfølgende Ekstraordinær generalforsamling med 2/3 af de fremmødte stemmeberettigedes afgivne stemmer. Et evt. overskud ved opløsning af foreningens skal tilfalde formål eller aktiviteter, der ligger i forlængelse af foreningens formål og udloddes efter generalforsamlingens anvisning. Formuen kan ikke tilbageføres til foreningens stiftere og kan ej heller udloddes til medlemmerne.
§ 13 Vedtægtsændringer
Ændringer af disse vedtægter kan kun ske på den årlige generalforsamling eller en ekstraordinær generalforsamling.
§ 13.2 Det er bestyrelsens ansvar, at forslag til ændringer af vedtægter fremlægges for foreningens medlemmer senest én uge før generalforsamlingen.
§ 13.3 Beslutning om vedtægtsændring træffes ved 2/3 flertal blandt de fremmødte, stemmeberettigede medlemmer. Vedtægterne træder i kraft, så snart de er vedtaget.
Underskrevet af bestyrelsen pr. d. 21. april 2022